月次委員会を原則各月開催し、以下の受け入れ/派遣、それぞれのテーマ/活動につき協議する。
同委員会にはガバナー・ガバナーエレクト・財団委員長にも出席を要請する。

派遣については7〜8月に団員の選考を実施。
10月に団員の顔合わせ、オリエンテーションを開催。
4月23日の出発までに、地区大会やGSEアルムニ会への出席によりロータリー/GSE活動につ
き学習してもらうとともに、現地テキサスでのプレゼン資料作成の指導・ユニフォーム・名刺の制作・語学研修補助等の支援活動を行う。
また各団員の職種に適した研修がプログラムされるよう相手地区に要請する。

受け入れについては11月に地区受け入れ実行正副委員長クラブ（4ブロック計8RC）を招集 し、受け入れにあたっての役割分担を示すとともに具体的計画の作成をスタート。3月27日の相手地区チーム来日までに原則として毎月受け入れ実行委員会を開催し、相手チーム 団員構成に適した各種研修プログラムを設定する。
ホストファミリーには別途、団員ホームステイにあたってのオリエンテーションを実施。

2010-12年度GSEについては各年度ではなく相手地区との派遣/受け入れが2年間の期間で行
われることになった。財団への申請は例年通りの基準であれば10月1日が申請書の提出期
限。ガバナーエレクト/ノミニーの意向を受け2010-12年度のGSE事業の有無を決定し、実
施の場合は9月末までに相手地区を選定のこと。

報告書・文書の作成にあたっては、単年度の活動の成果が蓄積され次年度以降の活動の効率化と 円滑な事業運営につながるように保管・管理の明確化。(G事務所にて管理可能なCDにて保存する。)

GSEアルムニ会活動への参加と活動支援を行う。

地区内の各種行事、合同地区委員会7/18・地区財団セミナ―8/29・地区大会2/26-27・ PETS・地区協議会への参加。また、GSE活動啓蒙のための卓話活動。